Không chỉ là kỹ năng nói chuyện trực tiếp với khách hàng. Người bán hàng giỏi phải biết cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại một cách hiệu quả.
Cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại như thế nào? Để thuận tiện hơn trong việc kinh doanh, mua bán, nhiều người lựa chọn cách nói chuyện, giao dịch qua điện thoại thay vì phải nói chuyện trực tiếp. Tuy nhiên, ngay cả khi không gặp mặt, giao tiếp với khách hàng qua điện thoại cũng cần rất nhiều kỹ năng để thành công. Một số thủ thuật được chia sẻ dưới đây sẽ giúp ích cho kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại của bạn!
Cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại
Bên cạnh những thuận lợi về thời gian, chi phí đi lại, phương thức bán hàng mới cũng có nhiều thách thức đòi hỏi nhân viên bán hàng phải vượt qua. Có 2 trường hợp khi bạn là người nhận cuộc gọi và bạn là người gọi.
Khi bạn là người nhận cuộc gọi
Khi bạn là người nhận cuộc gọi, bạn cần giữ thái độ niềm nở và tích cực khi trả lời cuộc gọi. Bạn nên nghe máy ở hồi chuông thứ 2 hoặc 3, đừng để chuông reo quá lâu cũng như vội vàng nhấc máy, vì bạn cần có thời gian chuẩn bị cho cuộc trò chuyện đó. Ngoài ra, là một người biết lắng nghe bạn cũng cần có một số kỹ năng khác dưới đây.
Đừng để người gọi độc thoại
Người gọi điện thường chuẩn bị rất kỹ về nội dung cuộc trò chuyện, họ chủ động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho bạn… Họ sẽ nói rất nhiều, nhưng đừng chỉ im lặng lắng nghe, hãy trả lời họ bằng những câu như: “Vâng, Tôi hiểu, tôi đang nghe bạn (bạn, bạn) nói … ”Những câu trả lời tuy ngắn nhưng nó cho người nói thấy rằng bạn vẫn đang lắng nghe họ và hiểu những gì họ muốn nói.
Giọng nói vừa phải, nhẹ nhàng
Khi người gọi cần tư vấn hoặc trao đổi về vấn đề gì đó, hãy trả lời họ bằng một giọng nhẹ nhàng, vừa phải, không quá to sẽ khiến họ khó chịu, nhưng cũng không quá nhỏ, vì như vậy họ sẽ không nghe rõ bạn nói gì, khiến họ phải hỏi lại sẽ mất. thời gian cho cả bạn và đối tác của bạn.
Lắng nghe với một thái độ tích cực, ấm áp
Đừng nghĩ rằng khi giao tiếp qua điện thoại, người đối diện không nhìn thấy mặt bạn, bạn muốn khó chịu, phiền phức thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo mọi cử chỉ, động thái của bạn. Vì vậy, khi nhận máy, hãy lắng nghe với thái độ niềm nở, tích cực, hãy luôn mỉm cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn.
Tránh ăn uống khi đang nói chuyện điện thoại
Khi nói chuyện điện thoại, bạn không nên ăn uống gì cả, vì điều đó có thể khiến giọng nói của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn có thể khiến cuộc nói chuyện bị gián đoạn, một điều chắc chắn là đầu dây bên kia. Đầu máy sẽ dễ dàng nhận ra bạn đang ăn uống khi nói chuyện với họ. Điều này sẽ gây ấn tượng xấu cho người đối diện vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không coi trọng cuộc trò chuyện.
Luôn chuẩn bị sẵn sổ tay và bút của bạn
Khi có điện thoại, bạn hãy luôn chuẩn bị sổ và bút ghi lại những lời nói của khách hàng, đối tác để đảm bảo không bỏ sót chi tiết cuộc trò chuyện. Phương thức này cũng giúp bạn chủ động khi trả lời các câu hỏi, thắc mắc của người gọi.
Đừng đột ngột cúp máy
Nếu không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện, hãy tìm cách từ chối khéo léo, đừng cúp máy bất ngờ. Hành động này sẽ khiến người đối diện cảm thấy khó chịu và nếu bạn đang làm việc cho một công ty, tổ chức. Họ có thể phản ánh cấp trên của bạn bởi thái độ bất lịch sự, thiếu tôn trọng người khác của bạn.
Lặp lại cuộc trò chuyện nội bộ
Với tư cách là người nghe, bạn cần nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện để chắc chắn rằng mình đã nắm được nội dung cuộc trò chuyện đó, đây cũng là cách bạn lấy được lòng tin của người gọi bằng cách nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện. cho thấy bạn rất quan tâm đến vấn đề của họ, điều này khiến khách hàng cảm thấy được tôn trọng hơn.
Khi bạn là người gọi
Trước khi gọi điện cho người khác, bạn cần chuẩn bị nội dung cuộc trò chuyện đó, điều này vừa giúp bạn chủ động, vừa tiết kiệm thời gian vàng ngọc của đối tác. Vì vậy, để giao tiếp qua điện thoại thành công, bạn cần rèn luyện các kỹ năng sau:
Xác nhận danh tính của bạn và mục đích cuộc gọi
Khi gọi điện cho đối tác, khách hàng trước tiên bạn phải chào hỏi họ và nói rõ danh tính (tên, chức vụ hoặc tên công ty đại diện) để người nghe có thể biết được thông tin của bạn. Tiếp theo, hãy xem lại chi tiết cá nhân của họ để đảm bảo rằng bạn đã gọi đúng địa chỉ. Đây là những gì bạn cần làm trước khi bắt đầu một cuộc trò chuyện suôn sẻ.
Xem xét thời gian và thời gian của cuộc gọi
Cân nhắc thời điểm và thời điểm gọi điện thoại. Tránh những giờ không phải làm việc như buổi sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa. Vì nhiều người bận công việc riêng chưa sẵn sàng trò chuyện, tệ hơn là bạn sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu vì bị làm phiền. Bạn cũng nên tránh gọi điện vào đầu giờ làm việc, vì lúc này mọi người thường đang giải quyết công việc, không có nhiều thời gian rảnh để gặp bạn. Vì vậy, hãy chọn thời điểm thích hợp để cuộc nói chuyện qua điện thoại mang lại kết quả như ý muốn.
Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm
Khi gọi điện cho người khác, bạn không nên quát tháo, giọng nói gây khó chịu với họ, bởi giọng nói sẽ tố cáo tính cách của bạn khi giao tiếp qua điện thoại. Giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm sẽ tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu cho người nghe và để lại ấn tượng tốt cho bạn.
Luôn mỉm cười khi bạn đang nói chuyện, bởi vì ngay cả khi người kia không thể nhìn thấy bạn, họ vẫn cảm nhận được bạn đang nói chuyện với họ như thế nào.
Chuẩn bị trước nội dung trao đổi
Bạn không thể gọi cho khách hàng và không biết phải nói gì, hoặc mất nhiều thời gian để suy nghĩ về câu hỏi, vừa lãng phí thời gian của bạn vừa khiến người nhận cảm thấy khó chịu. Nếu bạn gặp một người khó tính, họ có thể từ chối cuộc gọi của bạn. Vì vậy, hãy viết trước mọi điều bạn muốn nói để cuộc giao tiếp diễn ra suôn sẻ.
Không sử dụng biệt ngữ chuyên ngành
Khi gọi điện tư vấn, đàm phán với đối tác, khách hàng, bạn nên sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành, vì khách hàng sẽ không hiểu bạn muốn nói hay nghĩ gì về bạn. là người thích thể hiện, nhưng không khoe khoang không đúng chỗ.
Nói lời tạm biệt khi bạn kết thúc cuộc gọi
Đừng kết thúc cuộc gọi mà không để lại lời tạm biệt nếu không bạn sẽ mất điểm trong mắt đối phương. Một lời chúc tốt đẹp, hay một lời chào tạm biệt, cảm ơn người nghe điện thoại… sẽ giúp đối tác của bạn cảm thấy vui vẻ hơn và cũng thể hiện rằng bạn là người lịch sự, chỉn chu trong công việc.
Kết luận
Hãy rèn luyện cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại một cách tốt nhất với thái độ tích cực sẽ giúp cho cuộc trò chuyện suôn sẻ, mang lại kết quả tốt cho cả hai bên. Chúc bạn công việc thuận lợi.
