SharePoint nổi tiếng là một nền tảng giúp doanh nghiệp cộng tác tốt cũng như mang tới khả năng thích ứng cao với điều kiện khác nhau trong quá trình phát triển. Chính nhờ sự linh hoạt này đã mang tới nhiều lợi ích khác nhau nhưng cũng tạo ra sự nhầm lẫn cho những người mới, đang cân nhắc sử dụng SharePoint. Vậy nên trong bài viết nay, chúng tôi sẽ gửi tới bạn thông tin về SharePoint, từ đó giúp bạn quyết định xem SharePoint có phù hợp với doanh nghiệp của mình không.
SharePoint là gì?
SharePoint được biết tới là nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác dựa trên web. Dù cho rất linh hoạt nhưng SharePoint chủ yếu được sử dụng để lưu trữ tài liệu cũng như giao tiếp thông tin giữa các doanh nghiệp.
Với SharePoint, bạn có thể tạo mạng nội bộ ( hệ thống internet nội bộ) hoạt động giống bất kỳ trang web nào khác. Các trang con cũng được tạo ra cho các phòng ban hoặc nhóm cụ thể. Thông qua không gian tập trung cùng bảo mật này mà người dùng có thể truy cập, chia sẻ cũng như chỉnh sửa tài liệu.
Những sản phẩm, công nghệ Microsoft SharePoint phổ biến hàng đầu hiện nay gồm: SharePoint Server, SharePoint Online, SharePoint Foundation, SharePoint Designer 2013 và Đồng bộ hóa OneDrive for Business
Tại sao nên dùng SharePoint
Trước khi nói về SharePoint bạn sẽ cần xác định lý do tại sao nên sử dụng SharePoint. Bởi đây là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp đặt để có được quyết định đúng đắn.
Trước hết bạn cần trả lời cho câu hỏi nhân viên có thể làm việc từ xa, thường xuyên di chuyển và dùng nhiều thiết bị để chia sẻ dữ liệu cho khách hàng không? Làm thế nào nhân viên hiện đang truy cập nội dung mà họ cần? Hoặc đơn giản là nhân viên của bạn có bao giờ phàn nàn rằng họ muốn một cách dễ dàng hơn để truy cập nội dung của bạn không?
Một điều tuyệt vời chính là Sharepoint được thiết kế để giải quyết tất cả những vấn đề trên, mang tới cho doanh nghiệp sự tiện lợi và phối hợp nhịp nhàng nhất giữa các phòng ban, nhân viên với nhau.
Ai thích hợp sử dụng SharePoint?
Vì SharePoint là công cụ cung cấp một số chức năng khác nhau, cho nên nên được nhiều doanh nghiệp cũng như tổ chức thuộc mọi quy mô sử dụng. Bên cạnh đó, SharePoint được cung cấp bởi FPT Smart Cloud đang rất được ưa chuộng và đánh giá tốt cho các doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo tại: https://microsoft.fptcloud.com/
Theo Microsoft thì có hơn 250.000 tổ chức sử dụng SharePoint, trong đó bao gồm hơn 85% trong số 500 công ty thuộc Fortune 500 dùng SharePoint Online như một phần của Office 365 ( hiện nay là Microsoft 365).
Như một số chuyên gia chia sẻ, mặc dù có một số nền tảng nổi bật hơn Microsoft về mặt tầm nhìn trong phát triển nền tảng tương tự. Thế nhưng không có nền tảng nào có thể sánh ngang với khả năng thực thi hoặc cung cấp một sản phẩm hoàn như SharePoint.
Tính năng hữu ích mà SharePoint cung cấp
Việc sử dụng SharePoint sẽ mang tới rất nhiều tiện ích cho công việc bởi công cụ này có đa dạng tính năng như:
Chia sẻ bên ngoài doanh nghiệp: Các tệp và nội dung với mọi người cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Các tính năng quản lý nội dung: Có tác dụng giúp cho doanh nghiệp sắp xếp, quản lý nội dung nhờ sử dụng thư viện (libraries), danh sách (lists), metadata, quản lý hồ sơ hoặc các records, chính sách v.v…
Các trang web nhóm/Team Site: Mang tới một nơi cho các nhóm người dùng được xác định trước, từ đó xem và cộng tác về nội dung, dữ liệu, tin tức/thông tin.
Các trang web giao tiếp/Communication Site: Thường dùng để chia sẻ và truyền đạt thông điệp giữa các doanh nghiệp cùng với các dynamic sub-sites có thể tuỳ chỉnh.
Ứng dụng này dành cho thiết bị di động, cho phép người dùng truy cập mạng nội bộ, trang nhóm/team sites cùng nội dung trên thiết bị Android, iOS và Windows.
Giúp tự động hóa quy trình kinh doanh nhờ vào việc tạo cảnh báo và quy trình làm việc.
Chức năng tìm kiếm cho phép hiển thị những người có liên quan và nội dung quan trọng.
Ứng dụng của SharePoint
Ngày nay SharePoint được ứng dụng rộng rãi trong công việc và cuộc sống, cụ thể như:
Quản lý tài nguyên, tài liệu của Doanh nghiệp
SharePoint có tác dụng lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm, lưu trữ, theo dõi, quản lý cũng như báo cáo về các loại tài liệu và record số. SharePoint cũng mang tới chức năng tìm kiếm và tính năng ‘đồ thị hoá’. Sự kết hợp của SharePoint với Microsoft Windows và Microsoft Office còn cho phép chỉnh sửa thời gian thực cùng lúc, đồng bộ hóa quyền được mã hóa /thông tin.
Mạng nội bộ và social
Mạng nội bộ SharePoint hay cổng mạng nội bộ là một phương pháp để tập trung quyền truy cập thông tin, ứng dụng của doanh nghiệp. Đây là một công cụ giúp một tổ chức quản lý thông tin liên lạc của nội bộ, ứng dụng, thông tin dễ dàng hơn.
Như một phần mềm Collaborative
SharePoint bao gồm những chức năng phần mềm cộng tác nhóm (team collaboration) như: Lên lịch dự án (tích hợp với Microsoft Outlook), share hộp thư, lưu trữ và cộng tác tài liệu liên quan đến dự án.
Tùy chỉnh web app
Với khả năng developer tùy chỉnh của SharePoint sẽ mang tới một lớp tính năng dịch vụ cho phép các developer. Sử dụng khả năng quản lý thông tin cũng như bảo mật của SharePoint được trên nhiều nền tảng, kịch bản phát triển khác nhau. SharePoint còn có sẵn một “app store” nhiều ứng dụng ngoài được quản lý để truy cập vào các tài nguyên khác như dữ liệu người dùng, công ty và dữ liệu tài liệu.
SharePoint nhìn chung là ứng dụng để tạo website, ngoài ra còn rất nhiều tính năng hữu ích khác dành cho doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ này bạn đã biết SharePoint là gì cũng như có quyết định đúng đắn cho tổ chức, doanh nghiệp của mình.
